Integrationen: EU-Cowork mit euren Systemen verbinden

Welche Anbindungen vorbereitet sind

Diese fünf Anbindungen brauchen keine Entwicklungsarbeit. Aktiviert und konfiguriert werden sie bei der Einrichtung im Admin-Panel, freigegeben pro Person, Rolle oder Gruppe. Was jede einzelne kann, steht in den folgenden Abschnitten.

ERP-Anbindung

Die ERP-Anbindung holt Kunden, Rechnungen, Projekte und Stunden aus eurem ERP in den Chat. Typische Fragen im Alltag: „Wie viele Stunden sind auf Projekt X gebucht?“ oder „Welche Rechnungen sind seit über 30 Tagen offen?“ Die Antwort kommt aus euren echten Daten, nicht aus dem Trainingswissen des Modells.

Der Nutzen liegt weniger im Nachschlagen als im Verketten: Eine Auswertung, die sonst Export, Sortieren und Formeln bedeutet, entsteht in einem Satz und kommt als fertige Excel-Datei zurück. Welche Daten dabei sichtbar sind, entscheidet nicht das Modell, sondern die Rechtevergabe davor.

SharePoint und Microsoft 365

Die SharePoint-Anbindung durchsucht eure Dokumentbibliotheken aus Microsoft 365 und beantwortet Fragen daraus. Verträge, Protokolle, Angebote und Richtlinien bleiben dort liegen, wo sie heute liegen. Es wird nichts in eine zweite Ablage kopiert.

Die Anmeldung läuft mit der Microsoft-Identität der einzelnen Person. Jede Person sieht über den Chat also genau die Bibliotheken und Ordner, die sie auch direkt in SharePoint öffnen darf. Bestehende Berechtigungen bleiben die Grenze, ohne dass ihr sie ein zweites Mal pflegen müsst.

Websuche mit Quellenangabe

Die Websuche liefert aktuelle Informationen mit Link auf die Fundstelle, damit jede Aussage nachprüfbar bleibt. Gesucht wird über eine selbst betriebene Suchinstanz (SearXNG), die zum Stack gehört und keine Nutzerprofile aufbaut. Damit aus einem Treffer auch ein gelesener Text wird, gehört ein Seiten-Abruf-Dienst dazu, den wir bei der Einrichtung mit ausrollen.

Ehrlich dazu gesagt: Die Suchanfragen werden an externe Suchmaschinen weitergereicht, ohne eure Nutzeridentität. Die Aussage „alles bleibt in Europa“ gilt für Speicherung und Modellverarbeitung, nicht für die Suchanfrage selbst. Wer keine externen Anfragen will, schaltet die Websuche im Admin-Panel ab.

Dateien erzeugen: Excel, Word und PDF

Aus einer Anweisung wie „Erstelle die Monatsauswertung als Excel“ entsteht eine echte Datei zum Herunterladen, keine Tabelle im Chatfenster. Das gilt für Auswertungen in Excel, für Berichte und Briefe in Word und für PDF-Dokumente.

Der Code läuft in einer abgeschotteten Umgebung pro Sitzung, nicht auf eurem Rechner; die Umgebung wird nach der Sitzung verworfen. Ein Egress-Proxy mit Freigabeliste für die Netzzugriffe aus dieser Umgebung ist in Arbeit, ebenso eine zusätzlich gehärtete Isolationsschicht.

Firmenwissen als Wissensbasis

Eigene Dokumente werden zur durchsuchbaren Wissensbasis: Handbücher, Prozessbeschreibungen, Angebotsvorlagen, Protokolle. Hochgeladen wird im Chat oder zentral vom Admin, die Antwort nennt die Fundstelle, damit ihr sie prüfen könnt.

Die Wissensbasis liegt auf eurer Instanz und verlässt sie nicht. Neue Mitarbeitende fragen den Chat, statt jemanden zu unterbrechen, und wiederkehrende Fragen zu internen Abläufen kosten niemanden mehr eine Suchrunde durch das Laufwerk.

Was ist MCP und warum ist es wichtig

MCP steht für Model Context Protocol und ist ein offener Standard dafür, wie eine KI mit einer Fachanwendung spricht. Statt für jede Kombination aus KI-Werkzeug und Anwendung eine eigene Schnittstelle zu programmieren, gibt es ein Protokoll: Die Anwendung stellt einen MCP-Server bereit, und der meldet der KI, welche Werkzeuge sie aufrufen darf.

Ein Werkzeug ist dabei eine einzelne, benannte Fähigkeit: „Datensätze suchen“, „Rechnung lesen“, „Datei ablegen“. Genau diese Zerlegung ist der Grund, warum Rechtevergabe überhaupt bis auf die feine Ebene funktioniert. Ohne benannte Werkzeuge gäbe es nur die Wahl zwischen ganzem Systemzugriff und gar keinem.

Wichtig ist der offene Charakter des Standards. MCP wurde veröffentlicht und wird inzwischen von vielen KI-Anwendungen und Herstellern unterstützt. Ein MCP-Server, den ihr für euer eigenes System baut, ist deshalb keine Investition in EU-Cowork, sondern in eure eigene Infrastruktur: Er funktioniert auch dann weiter, wenn ihr die Plattform darüber wechselt.

Für euch heisst das: kein Lock-in bei der Anbindung, keine Punkt-zu-Punkt-Schnittstellen zu warten und fertige Server aus dem Ökosystem statt Eigenbau. Die häufigsten Rückfragen zu MCP, Rechten und Kosten beantworten die häufigen Fragen.

Jedes System mit Programmierschnittstelle anbinden

Jedes System, das eine Programmierschnittstelle hat, lässt sich über MCP anbinden. Für viele verbreitete Werkzeuge existieren bereits fertige MCP-Server, für alles andere genügt eine REST-API und ein dünner Server davor. Eingetragen und freigegeben wird beides im Admin-Panel.

Fertige MCP-Server für verbreitete Werkzeuge

Die folgenden MCP-Server stammen aus dem offenen Ökosystem rund um den Standard, teils von den Herstellern selbst, teils aus der Community. Diese Server sind kein Bestandteil von EU-Cowork und werden auch nicht von uns gewartet. Ihr tragt sie als Server ein, hinterlegt die Zugangsdaten und gebt die einzelnen Werkzeuge frei.

Eigene Systeme über REST-API

Für eure eigene Branchenlösung, das Zeiterfassungssystem oder das Lagerprogramm genügt eine REST-API. Davor kommt ein MCP-Server, der zwischen Protokoll und eurer Schnittstelle übersetzt und dabei festlegt, welche Werkzeuge es überhaupt gibt. Der Server bleibt schlank, weil die Fachlogik in eurem System bleibt.

Ein Hinweis aus der Praxis, der über die spätere Rechtevergabe entscheidet: Schneidet die Werkzeuge fein und eindeutig zu. Ein Server mit den getrennten Werkzeugen „Rechnungen lesen“ und „Löhne lesen“ lässt sich sauber freigeben. Ein einziges Freiform-Werkzeug, das beliebige Datenbankabfragen entgegennimmt, lässt sich nicht sinnvoll begrenzen und gehört deshalb nur in stark eingeschränkte Anbindungen.

In drei Schritten angebunden

Eine neue Anbindung kostet drei Schritte im Admin-Panel. Ein neu eingetragener Server ist sofort erreichbar, ohne dass die Installation neu ausgerollt werden muss.

1. Server eintragen. Adresse des MCP-Servers und die Zugangsdaten im Admin-Panel hinterlegen. Die Werkzeuge, die der Server anbietet, werden dabei automatisch erkannt.
2. Zugriff festlegen. Pro Rolle, Gruppe und einzelner Person entscheiden, welche Werkzeuge dieses Servers nutzbar sind. Voreinstellung des Servers auf „verweigert“ setzen, dann gilt ausschliesslich, was ihr bewusst freigebt.
3. Nutzen und prüfen. Im Audit-Log des Gateways seht ihr, wer wann welches Werkzeug auf welchem Server aufgerufen hat und wie entschieden wurde.

Für die vorbereiteten Anbindungen liegt die Konfiguration bereits vor. Dort geht es direkt um die Frage, wer welche Werkzeuge nutzen darf.

Zugriff bleibt kontrolliert

Anbindungen über das MCP-Gateway werden bei jedem einzelnen Aufruf geprüft. Das Gateway sitzt zwischen der KI und dem angebundenen Server und entscheidet, ob die anfragende Person diesen Server und dieses Werkzeug nutzen darf; die Entscheidung schreibt es ins Audit-Log. Wo stattdessen die Identität der Person bis ins Zielsystem durchgereicht wird, etwa bei SharePoint über das Microsoft-Konto, setzt das Zielsystem die Rechte selbst durch und es gilt dessen Protokollierung.

Die Rechte werden in dieser Reihenfolge ausgewertet: einzelner Nutzer, danach Rolle, danach Gruppe, zuletzt die Voreinstellung des Servers. Die speziellere Regel gewinnt. Fällt die Prüfung technisch aus, wird der Zugriff verweigert statt durchgelassen.

Rollen und Gruppen pflegt ihr entweder lokal im Admin-Panel oder ihr übernehmt sie aus Entra ID. Wer dort aus einer Gruppe entfernt wird, verliert damit auch die daran hängenden Werkzeug-Freigaben.

Zwei Wege, ein System anzubinden

Es gibt zwei Anbindungs-Modi, und die Wahl entscheidet darüber, wo die Rechte durchgesetzt werden. Beim ersten Modus wird die Identität der Person bis ins Zielsystem durchgereicht, beim zweiten arbeitet ein gemeinsames Service-Konto hinter dem Gateway.

Wo das Zielsystem eigene Benutzerkonten kennt, ist der erste Modus die bessere Wahl: die Rechte des Zielsystems greifen unverändert weiter. Der zweite Modus passt für Systeme ohne eigene Benutzerverwaltung; dort ist das Gateway die einzige Prüfstelle, und saubere Werkzeug-Rechte sind Pflicht.

Wie Rollen, Gruppen, Audit-Log und Kostenbudgets im Detail zusammenspielen, steht auf der Seite Governance.

Add-ins für Outlook und Excel

Das Outlook-Add-in ist in Beta: Es läuft heute im internen Einsatz bei uns und ist noch nicht allgemein verfügbar. Es öffnet sich als Bereich neben der geöffneten E-Mail und fasst zusammen, entwirft Antworten, übersetzt und zieht Aufgaben heraus. Das Excel-Add-in ist in Arbeit. Ziel bleibt, EU-Cowork direkt im Mailfenster und in der Tabelle nutzbar zu machen, statt zwischen Anwendung und Browser zu wechseln.

Bis dahin läuft beides über den Browser: Mails und Tabellenausschnitte hineinkopieren, erzeugte Excel- und Word-Dateien herunterladen. Der Funktionsumfang ist derselbe, nur der Weg ist länger.

Häufige Fragen